起止件號：起止件號欄填寫盒內排列前和排列后的歸檔文件的件號，其間用“—”號連接，如“16—32”。起止件號分為室編和館編兩欄，單位在歸檔文件整理階段只須填寫室編件號。
檔案盒封面填寫。封面上應在已有的雙橫線下填寫全宗名稱，即立檔單位機構名稱，全宗名稱必須是立檔單位的全稱或規范、通用的簡稱。
檔案盒盒脊項目填寫。檔案盒盒脊應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置各檢索項，包括全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、起止件號和盒號等。采用豎式和橫式兩種檔案盒時，豎式與橫式格式基本一致。
各項目的填寫要求整齊、劃一。具體填寫要求如下：
全宗號：全宗號欄內按同級檔案館給定的全宗號填寫；暫未給定的可先空置；檔案無需移交的可不填寫。
年度：年度欄內填寫盒內文件的形成年度(4位數字橫排)。
保管期限：保管期限欄填寫盒內文件所屬保管期限，一般以漢字全稱表示，如“”、“定期”。
機構(問題)：機構(問題)欄填寫分類方案中相應機構(問題)的類目名稱；不按機構(問題)分類的單位，盒脊上可以不填寫機構(問題)項。