當前國內許多行業由于行業的業務特點，在原有的電話網應用中，電話會議作為常用的交流手段發揮著重要作用，作為一種國際流行的辦公方式，具有節省費用、節省時間、實時性強、不受地域限制的優點，是現代商務、辦公、管理的重要手段。 一般傳統電話會議的實現均利用企業內部交換機（PBX）的多方通話功能（三方、四方或更多方），但有很大的局限性（如參加會議的人數有限，一般交換機不能超過8方，異地外線參加會議不方便、信號音相互干擾、模擬外線掛機不準確，長期占用外線、操作煩瑣等），使用戶在使用過程中遇到很多不方便。

電話會議系統主要由以下幾部分組成：電話通信系統（程控交換機PBX）、電話會議服務器（ctsIVR）、會議管理模塊、會議操作員管理模塊、數據庫等組成。

電話會議系統需要與企業的PBX連接，如果沒有企業內部程控交換機則可以將中繼線直接接在會議系統主機上，中繼線可以是普通模擬中繼，也可以是E1接口（如中國一號信令、30B+D等）。在與會議系統主機的同一網段上可以配置多個會議客戶端系統，通過客戶端系統用戶可以隨時觀察和監視會議系統的使用情況，并且可以建立常用用戶的用戶資料，也可以對常用用戶進行分組，這樣要呼叫某些用戶開會時只需呼叫組用戶即可。