·WHEN－會議開始時(shí)間、持續(xù)時(shí)間

·WHERE－會議地點(diǎn)確認(rèn)

·WHO－會議出席人

·WHAT－會議議題

·AMBIENT－會議背景音樂和會標(biāo)等

·OTHERS－接送服務(wù)、會議設(shè)備 及資料、公司紀(jì)念品等

·WHEN－時(shí)間，你要告訴所有的參會人員，會議開始的時(shí)間和要進(jìn)行多長時(shí)間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。

·WHERE－地點(diǎn)，是指會議在什么地點(diǎn)進(jìn)行，要注意會議室的布局是不是適合這個(gè)會議的進(jìn)行。

·WHO－人物，以外部客戶參加的公司外部會議為例，會議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經(jīng)請到了適合外部的嘉賓來出席這個(gè)會議。

·WHAT－會議的議題，就是要討論哪些問題。

·OTHERS－會議物品的準(zhǔn)備，就是根據(jù)這次會議的類型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點(diǎn)心等。

會務(wù)組工作由公司會務(wù)人員配合主辦方聯(lián)合組成會務(wù)組，負(fù)責(zé)代表報(bào)到、食宿安排、分發(fā)資料、會場布置、作息日程、代定返程機(jī)票及會后旅游等相關(guān)事宜。配合主辦方會務(wù)組協(xié)調(diào)會務(wù)組與代表之間、酒店之間的相關(guān)事宜，妥善解決各類問題。

方形中空式：桌形擺設(shè)：將會議室里的桌子擺成方形中空，前后不留缺口，椅子擺在桌子外圍，通常桌子都會圍上圍裙，中間通常會放置較矮的綠色植物，投影儀會有一個(gè)專用的小桌子放置在前端。特點(diǎn)：此種類型的擺桌常用于學(xué)術(shù)研討會一類型的會議，前方設(shè)置主持人的位置，可分別在各個(gè)位置上擺放上麥克風(fēng)，以方便不同位置的參會者發(fā)言；此種臺型容納人數(shù)較少，對會議室空間有一定的要求。