在無(wú)酸紙檔案盒的使用過(guò)程中我們應(yīng)該要注意：
(一)不同形成年度的歸檔丈件不應(yīng)放入同一檔案盒
要注意形成年度并不等同于文件落款的年度，因此分年度并不意味著同一檔案盒內(nèi)的文件都是一個(gè)年度形成的。例如，跨年度所形成的文件，在某一年度整理歸檔的，應(yīng)當(dāng)一起放人歸檔的年度中。
(二)不同保管期限的歸檔丈件不應(yīng)放入同一檔案盒
(三)不同機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)形成的歸檔丈件不應(yīng)放在同一檔案盒
即使某些機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)形成的文件數(shù)少，裝不滿一盒時(shí)，也不宜將其混人其他檔案盒，而應(yīng)當(dāng)通過(guò)使用不同厚度的檔案盒來(lái)解決。
無(wú)酸紙檔案盒原本用于協(xié)調(diào)各種關(guān)系、明確各種職責(zé)的企業(yè)文件幾乎絕大部分都必須轉(zhuǎn)化成具有法律意義的企業(yè)檔案，其對(duì)于維系企業(yè)的正常運(yùn)行和保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益具有重要作用。
無(wú)酸紙檔案盒是各個(gè)機(jī)關(guān)和單位檔案管理部門整理和裝訂儲(chǔ)存文件的裝具!通常無(wú)酸紙裱糊制作的檔案盒，由于無(wú)酸紙不含酸性另采用國(guó)際上先進(jìn)的AKD中性施膠工藝。這個(gè)無(wú)酸紙由于是采用的國(guó)際上的中性施膠工藝所以這個(gè)是擁有無(wú)酸腐蝕的作用的也就是因?yàn)檫@樣，無(wú)酸紙檔案可以起到長(zhǎng)期的保存、不變質(zhì)、不褪色、并且還具有防蟲、防霉等特點(diǎn)。
對(duì)檔案資料根本沒(méi)有保護(hù)作用，由其在南方省市使用，不到一年檔案資料會(huì)長(zhǎng)蟲、發(fā)霉、嚴(yán)重的破壞檔案資料，造成不可計(jì)算的損失。
要想購(gòu)買到貨真價(jià)實(shí)的無(wú)酸紙檔案盒、卷皮，建議客戶要做到以下幾點(diǎn)：
一、 企業(yè)資質(zhì)：查看是否已年審的營(yíng)業(yè)執(zhí)照，注冊(cè)資金不少于100萬(wàn)，經(jīng)營(yíng)范圍要有無(wú)酸紙檔案盒、卷皮的專業(yè)公司。（印刷廠不做檔案盒）二、 檢測(cè)要求：檔案盒是否有無(wú)酸盒檢測(cè)報(bào)告，檢測(cè)結(jié)果是否符合國(guó)家檔案館要求的PH值7.5—8.0，省以上檢測(cè)機(jī)構(gòu)為準(zhǔn)標(biāo)。（紙張廠家檢測(cè)不代表該產(chǎn)品性能）
全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專員負(fù)責(zé)，各人力資源派駐機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)在其指導(dǎo)下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。員工的人事資料由員工所在部門負(fù)責(zé)收集，并填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》移交人力資源部。
公司員工的人事管理檔案，必須是一級(jí)部部長(zhǎng)（含）以上的領(lǐng)導(dǎo)在其所屬員工晉升、獎(jiǎng)懲、異動(dòng)、了解基本情況時(shí)方有權(quán)調(diào)閱。