整套的POS機(jī)除了硬件之外還需要一套收款用的軟件。軟件包括錄入、銷售、統(tǒng)計(jì)、打印、錢箱控制等功能，其實(shí)就是一個(gè)特定用途的小型數(shù)據(jù)庫應(yīng)用軟件。

POS分品牌POS和DIYPOS。DIYPOS相對(duì)來講價(jià)格會(huì)低許多，因?yàn)椴捎玫耐庠O(shè)不同價(jià)格也相對(duì)有浮動(dòng)，近的POS價(jià)格在3000~3500，DIYPOS與電腦是有所不同的，不同的機(jī)箱、不同的顯示器等，但電腦是能實(shí)現(xiàn)POS功能的，將電腦連接POS外設(shè)，即可實(shí)現(xiàn)POS功能，只不過是樣式難看些。

收款員使用收款機(jī)可以進(jìn)行收款、退貨、換貨、價(jià)格查詢、折扣、取消交易等操作，其中退貨、換貨、折扣功能可以設(shè)置成由經(jīng)理控制。收款員每天工作的基本操作過程可以分為開機(jī)、進(jìn)入銷售、存零頭、執(zhí)行銷售、結(jié)賬、退出銷售和關(guān)機(jī)。

由系統(tǒng)銷售功能決定，收款員在上機(jī)時(shí)必須將自己的密碼正確輸入，在得到系統(tǒng)確認(rèn)后才能正常進(jìn)入收款機(jī)銷售狀態(tài)。在銷售過程中所有的賬務(wù)都會(huì)自動(dòng)記錄在該收款員的賬號(hào)下，直到退出銷售下機(jī)時(shí)為止。銷售結(jié)算的付款方式，可分為人民幣、支票、信用卡、禮品券等。

銷售操作

①使用掃描器，掃描讀入該商品的條形碼信息。

這時(shí)收款機(jī)屏幕上可看到所要銷售商品的名稱、數(shù)量、價(jià)格，同時(shí)顧客顯示屏也向顧客顯示其商品價(jià)格。

②其他商品可重復(fù)以上操作，當(dāng)同種商品只有一個(gè)時(shí)，可以直接進(jìn)行掃描。

③在收款過程中，可以隨時(shí)按下小計(jì)鍵顯示商品小計(jì)的金額。

④當(dāng)終銷售確認(rèn)后，可以按下合計(jì)鍵進(jìn)行收款結(jié)算。

付款方式

付款方式分為現(xiàn)金、支票和信用卡等多種支付方式，供顧客選擇。

①現(xiàn)金支付

顧客的交款額與購物款相等可以直接按下輸入鍵，否則在輸入實(shí)收金額后按下輸入鍵。這時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)打印賬單，開啟現(xiàn)金抽屜，并顯示應(yīng)找給顧客的錢數(shù)，收款員進(jìn)行收款、找錢、關(guān)閉現(xiàn)金抽屜后，屏幕又自動(dòng)回到銷售狀態(tài)，此次銷售過程結(jié)束。

②支票支付

在使用支票進(jìn)行支付時(shí)，系統(tǒng)會(huì)詢問支票號(hào)，將支票號(hào)輸入后，系統(tǒng)還要求備份，將支票背面向上放入打印機(jī)中的平推打印位置，按下輸入鍵，系統(tǒng)自動(dòng)打印備書并打印賬單；打開現(xiàn)金抽屜，收款員將支票放入現(xiàn)金抽屜。在關(guān)閉現(xiàn)金抽屜后，屏幕回到銷售狀態(tài)，此銷售過程結(jié)束。