成功的會展活動源于成功的會展策劃，成功的會展策劃源于對社會資源的有效整合。會展策劃是對相關社會資源進行整合的過程，是一個系統工程。因此，用系統的觀念去認識資源，用系統的方法去分析整合資源，用系統的功能去實現資源的優化是會展成功策劃的創造性思維原理之一。從會展策劃系統看，一般而言，會展策劃系統包括策劃者、策劃對象、策劃依據、策劃方案和策劃效果評估等要素。
會展策劃案的撰寫，是成功發動、策劃、組織和實現會展活動的關鍵，屬于現代運營管理中的“產品設計”環節，因此，不論誰來做策劃人，都必須站在全局的高度，統攬各項事務，調動一切資源和要素，來實現會展活動的目標。在現代商業活動中，策劃成為一種產品和服務，那么策劃人就必須站在主辦的角度進行策劃。不能準確理解主辦的意圖，就無法策劃好會展活動。會展策劃案是集中體現策劃理念、策劃目標、表現方式、資金運作、項目執行、項目保障等工作的重要成果，是具體執行的依據，必須講求規范性、系統性和科學性，同時，會展活動要給人以美好的體驗，所以還要講究藝術性。
關于會展前期策劃要注意的細節：
①信息發布，從媒體上分有印刷品、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常的信息發布包括主題、時間、地點、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議(展)企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。
②回執，對于主辦者來說，回執是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一。回執收到后，通常需要統計和確認回執有效，接下來需要做的就是資源分配，主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成后發出。
③回執可以有多種形式，傳真、信函、電子郵件、網絡或者電話均可。回執需要注意的是，如果會展課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執清楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。確認通知。
會展活動充分體現了資源整合的概念。對于企業管理來說，進行資源整合是為了優化資源配置，提高企業的經營效益。那么對于我們會展活動來說，資源整合的終結果是為了促進行業發展，提升行業發展的質量與水平。充分認識會展活動本質上是資源整合，一方面有助于我們科學把握會展的發展規律，高度認識會展的積極意義；另一方面有助于政府和政府部門在會展管理工作中，切合實際，制定有利于當地更好更快發展的會展發展規劃。