保函(Letter of Guarantee, L/G)又稱保證書，是指銀行、保險(xiǎn)公司、擔(dān)保公司或個(gè)人應(yīng)申請(qǐng)人的請(qǐng)求，向第三方開立的一種書面信用擔(dān)保憑證。保證在申請(qǐng)人未能按雙方協(xié)議履行其責(zé)任或義務(wù)時(shí)，由擔(dān)保人代其履行一定金額、一定期限范圍內(nèi)的某種支付責(zé)任或經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。 保函即為保證書，為了方便，一般公司及銀行都印有一定格式的保證書，其作用包括憑保函交付貨物、憑保函簽發(fā)清潔提單、憑保函倒簽預(yù)借提單等。
由于政府采購(gòu)項(xiàng)目有政府信用為后盾，因而大多數(shù)政府采購(gòu)項(xiàng)目都是由供應(yīng)商先履行合同而后采購(gòu)人才付款。因此，政府采購(gòu)項(xiàng)目多數(shù)是沒必要收取履約保證金的。例如，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、空調(diào)機(jī)等類似金額不大的通用產(chǎn)品，一般都是在供方完全履行合同、經(jīng)驗(yàn)收合格交付使用后才付款，并且還要留足質(zhì)量保證金，在質(zhì)保期滿后質(zhì)量保證金才予以退還，這種情況下根本不用擔(dān)心供應(yīng)商不能完全履行合同；電梯、鍋爐等大型設(shè)備項(xiàng)目一般是采取分期付款方式，也是供應(yīng)商先部分履行合同，采購(gòu)人根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況分步支付合同款項(xiàng)，合同全部履行完成、留取質(zhì)量保證金以后才付清款項(xiàng)，這樣也不必?fù)?dān)心供方不能完全履行合同。這些項(xiàng)目都沒必要收取履約保證金。
銀行履約保函分為兩種形式：1、無條件（Unconditional或on Demand）銀行保函；銀行見票即付，不需業(yè)主提供任何證據(jù)。業(yè)主在任何時(shí)候提出聲明，認(rèn)為承包商違約，而且提出的索賠日期和金額在保函有效期的限額之內(nèi)， 銀行即無條件履行保證，進(jìn)行支付，承包商不能要求銀行止付。當(dāng)然業(yè)主也要承擔(dān)由此行動(dòng)引起的爭(zhēng)端、仲裁或法律程序裁決的法律后果。對(duì)銀行而言，他們?cè)敢獬袚?dān)這種保函，既不承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，又不卷入合同雙方的爭(zhēng)端。2、有條件（Conditional）銀行保函。銀行在支付之前，業(yè)主必須提出理由，指出承包商執(zhí)行合同失敗、不能履行其業(yè)務(wù)或違約，并由業(yè)主或監(jiān)理工程師出示證據(jù)，提供所受損失的計(jì)算數(shù)據(jù)等。一般來講，銀行不愿意承擔(dān)這種保函，業(yè)主也不喜歡這種保函。
在招投標(biāo)過程中，很多招標(biāo)文件會(huì)有如下規(guī)定：投標(biāo)保證金的形式：銀行保函。那這個(gè)銀行保函是什么意思呢？這里的銀行保函是指由銀行開具的銀行投標(biāo)保函，由開具的銀行以自身信用為擔(dān)保，向受益人承諾，如果被擔(dān)保人在投標(biāo)過程中違反了保函的相關(guān)約定，需要繳納違約金的，則由銀行代為繳納。一般銀行保函可以在企業(yè)有授信的銀行進(jìn)行辦理，如果企業(yè)沒有銀行授信，則可以通過擔(dān)保公司代辦。