立卷歸檔制度
一,學校形成了各種門類,各種載體的檔案資料按照《檔案法》有關規定及時歸檔,集中管理,便于利用;
二,學校全部檔案應視為一個整體,按規定編制本校統一立卷歸檔方案,形成全校檔案資料立卷歸檔體系;
三,學校各處室兼管檔案人員負責監督檢查本處室應歸檔材料的收集和整理工作,確保學校檔案材料,完整,準確,系統,并及時向檔案室辦理交接手續;
四,檔案員負責全校綜合性檔案資料的歸檔工作,同時對各處室形成的業務檔案立卷歸檔工作進行指導,監督和檢查,保證學校檔案資料的系統性和完整性;
五,檔案員及各處室兼管檔案人員在平時做好收集工作基礎上,及時對檔案進行整理,立卷,按年度或常年分類,組卷,登記編號,編制目錄及建立相應檢索工具;
六,每年暑假前,完成上一年度的資料收集工作,八月底完成全部立卷工作.
歸檔文件整理工作步驟
步 分類
我校十大類檔案中,黨群,行政類檔案按機構分類法,教學,科研,基建,設備,產品,出版,外事,財會類等按類目分類法.
我校原則上采用:年度——機構或項目——保管期限分類法
機構分類法,是根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位對歸檔文件的分類,它主要針對黨群,行政類檔案.
模式:年度——機構——保管期限分類法
示例:2003年,校長辦公室,,長期,短期
即先將歸檔文件按年度分類,每個年度下按機構分類,再在組織機構下面按保管期限分類,這種分類方法運用于內部機構不復雜的立檔單位.采用此種分類方法,在庫房排架時,每年形成的檔案按機構序列依次上架,不必預先留空,也避免了倒架,庫房管理非常方便.同時,可將一個年度同一機構形成的文件,按保管期限的不同,依次排列在一起,更便于實體查閱.此方法特別適用于推行部門整理歸檔的單位.
采用機構分類法能地保持全宗內文件在來源方面固有的聯系,客觀地反映立檔單位的歷史面貌.同時,由于每個機構都承擔某些方面的職能和任務,按機構分類在一定程度上集中反映了某一方面工作內容的文件,便于按照一定的專題查找和利用檔案.特別是對于現行機關,在文件由各機構分工整理(即原來推行的文書處理部門立卷)的情況下,每個機構向檔案館移交的歸檔文件,就自然構成一類,使全宗內分類體系的設計大大簡化.
1,采用機構分類,一般來說,有一個機構就設置一個,機構名稱就是類名.采用機構分類法,原則上以哪個機構名義發文的文件就歸入哪個機構的類中.有些文件是由幾個機構共同處理的,如何歸類須視其具體情況而定,如:①有主辦者的一般歸入主辦機構;②以機關名義發出的文件,則歸入有關機構類中;③業務部門起草,以機關辦公室名義發出的,如果內容屬該部門職責或業務,則應歸入負責起草發文的機構內.
2,機關單位內設置的臨時機構,應和其他機構一樣設類,形成的歸檔文件歸入該類保存.有時臨時機構與該立檔單位某一內部機構合并辦公,并以該機構為常設機構,那么形成的文件應歸入內部機構類中;如果臨時機構涉及兩個以上的內部機構,則應根據其主要職能以及形成的文件內容,數量多少等,由這些機構協商后確定分類方法.
3,各職能機構下又設機構的,一般應選擇職能機構進行分類;業務獨立性強,職能重要的,也可選擇職能機構的下設機構進行分類.
類目分類法,是根據各業務主管機構產生的不同類別,不同項目的歸檔文件的分類,它主要針對教學,科研,基建,設備,產品,出版,外事,財會類檔案.
模式:年度——類目——保管期限
示例:a,2003年,教學類研究生教育中的學位,永,長,短
b,2003年,基建類第18項工程,永,長,短
即先將歸檔文件按年度分類,每個年度下按類目(即類別或項目)分類,再在類別或項目下面按保管期限分類.
第二步 裝訂
歸檔文件材料修整完畢,需要用符合檔案保護要求的裝訂材料重新加以裝訂,以防文件丟失,便于歸檔后保管和利用.
1,裝訂前,對破損的文件進行修復以延長其壽命.修復主要針對一些有孔洞,殘缺或折疊處已被磨損的文件,進行修補和托裱.
2,復制字跡模糊或易退變的文件.目前,一般采用復印的方式進行復制.比如傳真件字跡耐久性差,須復制后才能歸檔.復印時,墨粉濃度不宜太大,顏色不宜太深,并且采用單面復印.
3,對某些特殊超大的紙張(報表,基建圖紙等)需要加以折疊,折疊的操作要求比較簡單,但要注意盡量減少折疊次數,同時折痕處應盡量位于文件,圖表字跡之外.取齊右邊和下沿.此外,文件頁數較多時,宜單張折疊,以方便歸檔后的查閱利用.凡8K紙張的統計報表,新生錄取審批表等,可以不折疊,裝訂后直接裝盒.
4,去除易銹蝕的金屬物.如訂書釘,曲別針等.但對于15年以內的短期文件可以不拆釘.
5,裝訂時,正本在前,定稿在后,來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后,再將"件"內各頁按一定的方式對齊,便于日后翻閱利用.一般來說,采用左上角裝訂的,應將左,上側對齊;采用左側裝訂的,應將左,下側對齊;采用線裝的,對齊右邊和下沿.
為了盡量降低成本,簡便裝訂方式,全省推薦使用精制塑料螺釘裝訂.紅色裝訂保存的檔案,黃色裝訂長期保存的檔案,綠色裝訂短期保存的檔案.從材質的和經濟角度考慮,對較厚的文檔可采用線裝法(三孔一線).另外,5頁以內的文件可采用膠水粘貼.
第三步 排列
歸檔文件的排列是指在分類方案的一級類目內,根據一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程.《規則》中規定:"在分類方案的一級類目內,按事由結合時間,重要程度等排列.會議文件,統計報表等成套性文件可集中排列".這里的"一級類目",是指分類時所確定的類目體系中設在的一級類目,例如按照"年度——機構——保管期限"分類,"機構"即為一級類目.而按"年度——類目——保管期限"分類,"類目"則為一級類目.
事由(即問題)可根據范圍的大小來確定.具體方法有:
(一) 同一事由內的歸檔文件排列.即一個作者,一個問題(即同一事由)的文件,就按時間先后順序排.例如財務管理工作文件,工會工作文件等.
(二) 不同事由的歸檔文件排列.
1,按不同事由形成時間的先后順序排列,所謂事由的形成時間即事由的辦結時間.這種方法只要求將不同事由的文件,按其辦結時間的先后順序排列,而不考慮其他因素.這種方法比較簡單,更適用于實行"隨辦隨歸"的機關.一個作者,幾個問題的文件,就先按問題后按時間排列.
2,按事由的重要程度排列,將主要職能或重要活動形成的文件排在前面,其他工作形成的文件材料排在后面,或將綜合性工作排在前面,具體業務工作排在后面.例如會議文件可將會議通知,開幕詞,閉幕詞,工作報告,代表提案,大會決定等重要文件排在前面,其它文件排在后面.又如綜合性文件可將計劃,總結,規章,領導講話等排在前面,其他材料排在后面.
3,按事由具有的共同屬性分別集中排列
(1) 一個事由,幾個作者,先按作者,再按時間排列.例如人事工作文件,可以將機構設置,人員編制,干部任免,調配,職稱評定,勞資,出國審查等問題所屬的不同小事由形成的文件分別集中到一起.
(2) 一個事由,幾個單位,可先按單位,再按時間排列.例如基層上報的工作總結,統計,年報和名冊等.
(3) 非訴訟案件材料,按決定(或批復)——報告——調查旁證——個人交待材料等順序排.
對具有保存價值,且又沒有及時歸檔的零散文件,應排列在相應類別歸檔文件的后或與相關的某份歸檔文件裝成一件,并在歸檔文件目錄備注欄中加以說明.
第四步 編號
歸檔文件編號,是指將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號,并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明.編號是編目工作的起點和基礎,其目的是反映分類,排列這些系統化工作的成果.通過編號,使歸檔文件在全宗中的位置得以確定,并為后續的編目工作以及將來查找利用時實體存取提供了條件.
(一) 歸檔章的項目
歸檔章式樣(應為六個空格,下圖為示例):
全宗號
年度
室編件號
歸檔機構
保管期限
館編件號
全宗號:是檔案館為具有法人資格的立檔單位編制的代碼.
目前我校檔案共劃分為五個全宗,代碼分別為:長沙交通學院1號,長沙電力學院2號,湖南輕工業高等專科學校3號,湖南省水利水電學校4號,長沙理工大學5號.
年度:是指歸檔文件的形成年度,即形成和處理歸檔文件
的年度.以四位阿拉伯數字標注公元紀年,如2003年,不能簡化寫成"03",而應寫成"2003".
3,保管期限:是指機關文書,業務部門或檔案部門在整理歸檔文件時,按照《檔案保管期限表》給歸檔文件劃定保管期限.歸檔文件保管期限為,長期,短期.可簡稱為"永","長","短",也可用"Y","C","D"填寫.
4,件號:即歸檔文件的排列順序號.它是歸檔文件在分類方案中一級類目的排列順序號.它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識.件號分為室編件號和館編件號兩種.
我校室編件號有兩種方式:
一是按機構分類法進行分類的(黨群,行政等類),即采用"年度——機構——保管期限"進行分類的,室編件號應在同一年度,同一機構,同一保管期限內從"1"開始編一個流水號.例如:組織部2003年形成的,長期,短期3個保管期限的歸檔文件,編號后形成3個流水號,即的從"1"開始編一個流水件號,長期的從"1"開始編一個流水件號,短期的也從"1"開始編一個流水件號.當然,也有同一機構內產生的材料劃分為不同類別的,則先按類別分類,再按機構,保管期限排列.例如:黨政辦公室產生的材料,應先按黨群,行政分類,再按機構,保管期限排列.
二是按分類方案的某一級類目進行分類歸檔的(教學,科研,基建,設備,產品,出版,外事,財會等類),即采用"年度——類目——保管期限"分類的,室編件號應在一級類目內,按同一年度,同一機構,同一保管期限內從"1"開始編一個流水號.例如:①教學和科研類(其中綜合類除外)在三級類目內編制件號;②其余各類(包括所有綜合類)均在二級類目內編制件號;③財會類例外,先按歸檔機構排列,然后在二級類目內先按,長期,短期排列后再編制一個流水件號.例:教務處2003年教學計劃,學籍變更材料等,分別劃在2個三級類目中,應在這2個類目中按其保管期限的劃分,編制或長期件號,均從"1"開始編流水件號.
5,歸檔機構:即檔案形成部門.
6,館編件號:由檔案館根據進館檔案的類別和保管期限編制.
(二) 蓋歸檔章的要求
1,蓋歸檔章的位置.一律加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置,如果領導批示或收文公章等占用上述位置,可將歸檔章蓋在其他空白位置,但以上端為宜.以籃黑色印泥為宜.
2,填寫歸檔章項目應使用符合檔案保護要求的字跡材料,如碳素墨水等.檔案材料一律杜絕使用圓珠筆,鉛筆,紅色或純蘭色筆.
3,改進蓋歸檔章的方法.搞好兩個結合:一是與機關內外收發文程序結合,在收文尚未流轉,辦理前,就由收發部門在文件的首頁上加蓋空白歸檔章,可以有效地避免領導批示等占用蓋章位置.二是與推行文書處理部門歸檔制度結合,給每一個部門分別配置一套歸檔章,每形成一份文件,就由這些部門的兼職檔案人員加蓋空白
一,人事檔案材料,要及時收集,整理歸檔;
二,人事檔案的內容不向無關人員談論,泄露;
三,任何人不得查閱或借用本人及親屬的無酸紙檔案盒材料;
四,嚴格履行借閱,查閱檔案手續;
五,查閱檔案時要注意愛護本材料,嚴禁拆散,涂改;
六,采取保護措施,定時投放樟腦丸等藥品,以保證檔案材料無蟲蛀,霉變;
二,檔案室管理制度
一,非檔案室人員未經許可.不可擅自進入檔案室.
二,每學年結束,各部門的檔案按照歸檔材料目錄,及時交檔案室保管.
三,每學年的文書檔案,人事檔案,照片檔案,音像檔案,按照規范要求,裝訂成冊.
四,建立檔案借閱登記制度,充分發揮檔案的作用,提案的利用率.
五,規范檔案的存放,保管,保持檔案室的整潔,嚴禁在檔案室內吸煙.
三,檔案人員崗位制度
一,認真學習,貫徹和宣傳《檔案法》及其實施辦法,掌握上級有關檔案工作方針,政策,認真執行本校檔案管理各項制度.
二,對本校的各種門類,各種載體的檔案進行集中統一管理確保檔案實體的齊全,完整和準確,系統.
三,對本校各處室形成的各種文件材料,案卷做到收集齊全,分類科學,組卷合理,保管科學和方便利用.
四,編制案卷目錄,卡片,索引,資料匯編等檢索工具.
五,按照上級規定,對到期的檔案及時進行鑒定和處理工作.
六,認真做好檔案資料的保管工作.檔案室做到"七防".對老化,變質和損壞的檔案及時采取補救措施.
七,嚴格遵守保密制度,不失密,不泄密.
八,嚴禁帶無關人員進入檔案室,離開檔案室須關門窗.
九,檔案工作人員調離崗位時,應將工作有關內容逐步移交,并開具移交清單一式二份,經接收人員認真清點,核對無誤,雙方共同簽字移交后方可離崗.
十,檔案室人員平時應注意學習有關檔案業務知識,提高自身素質.
四,立卷歸檔制度
一,學校形成了各種門類,各種載體的檔案資料按照《檔案法》有關規定及時歸檔,集中管理,便于利用;
二,學校全部檔案應視為一個整體,按規定編制本校統一立卷歸檔方案,形成全校檔案資料立卷歸檔體系;
三,學校各處室兼管檔案人員負責監督檢查本處室應歸檔材料的收集和整理工作,確保學校檔案材料,完整,準確,系統,并及時向檔案室辦理交接手續;
四,檔案員負責全校綜合性檔案資料的歸檔工作,同時對各處室形成的業務檔案立卷歸檔工作進行指導,監督和檢查,保證學校檔案資料的系統性和完整性;
五,檔案員及各處室兼管檔案人員在平時做好收集工作基礎上,及時對檔案進行整理,立卷,按年度或常年分類,組卷,登記編號,編制目錄及建立相應檢索工具;
六,每年暑假前,完成上一年度的資料收集工作,八月底完成全部立卷工作.
五,檔案借閱制度
一,本校各業務部門人員,因工作需要,可查閱與本部門工作有關的檔案:其它部門需要查閱檔案的,經校領導批準后,方可查閱;
二,外單位人員查閱檔案,須持縣,團級以上單位介紹信,經分管領導批準后,方可查閱;
三,查閱檔案一律在閱檔室,事先填寫查(借)閱檔案登記冊;外單位借閱檔案,必須持有借閱單位的公函,經學校分管領導批準,并辦理借閱手續后,方可借出,借閱時間不超過一周,確因需要,必須延期的,需辦理續借手續;
四,查閱檔案單位和個人,不得拆散,抽取,涂改,勾畫和改變檔案原貌,對丟失和損壞者要追究責任;
五,閱檔時,應保持安靜,自覺遵守查閱秩序,嚴禁吸煙,確保;
六,因工作需要調離本單位的人員,如有在本校檔案室借閱檔案的,必須辦理歸還手續后,方可辦理調動手續.
六,檔案保密制度
一,檔案工作人員必須嚴格執行《檔案法》和有關保密規定,嚴守黨和國家機密,熟悉掌握保密級別具體范圍;
二,借閱機密檔案時,應按照保密規定,嚴格履行審批手續;
三,根據工作需要,凡經批準摘錄,復制的檔案材料,須經檔案人員核對無誤后,加蓋公章,方可交接;
四,任何人不得泄露機密,對泄密者應按照有關規定追究責任;銷毀檔案,要嚴格按制度執行,必須有兩人監銷,以防泄密;
五,無關人員不得擅自進入檔案室.
公司主要生產：檔案盒
檔案的保管是一個重要過程，紙質檔案雖然容易損壞但也有它自身的應用價值，所以也一直被人們使用。但由于紙質檔案的特殊性，如果保管的方法不檔很容易使檔案文件受潮受損，而且對于保管也十分復雜，所以需要具有相關知識的人員專門對紙質檔案進行歸類和保管。
我們先來看看哪些因素會影響紙質檔案的存放，需要我們注意哪些事項。強光直身容易使紙變黃變硬甚至破碎，環境不通風會使空氣的潮濕度過大，容易使檔案受潮，這樣紙張上的文字就會模糊，甚至發霉。紙質檔案也不能保存在高濕的環境中，因為溫度過高會使紙中的分子活躍，使紙質檔案的壽命變短，而且溫度過高會對一些生物的繁衍提供環境，對檔案的造成威脅。
空氣中的灰塵也會對檔案紙造成破壞，灰法吸附到紙張上，時間長了文字的辨識度降低，如果空氣中存在腐蝕性的氣體時，還會對對紙張的保存造成威脅。