歸檔文件整理工作步驟
步 分類
我校十大類檔案中,黨群,行政類檔案按機構(gòu)分類法,教學(xué),科研,基建,設(shè)備,產(chǎn)品,出版,外事,財會類等按類目分類法.
我校原則上采用:年度——機構(gòu)或項目——保管期限分類法
機構(gòu)分類法,是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位對歸檔文件的分類,它主要針對黨群,行政類檔案.
模式:年度——機構(gòu)——保管期限分類法
示例:2003年,校長辦公室,,長期,短期
即先將歸檔文件按年度分類,每個年度下按機構(gòu)分類,再在組織機構(gòu)下面按保管期限分類,這種分類方法運用于內(nèi)部機構(gòu)不復(fù)雜的立檔單位.采用此種分類方法,在庫房排架時,每年形成的檔案按機構(gòu)序列依次上架,不必預(yù)先留空,也避免了倒架,庫房管理非常方便.同時,可將一個年度同一機構(gòu)形成的文件,按保管期限的不同,依次排列在一起,更便于實體查閱.此方法特別適用于推行部門整理歸檔的單位.
采用機構(gòu)分類法能地保持全宗內(nèi)文件在來源方面固有的聯(lián)系,客觀地反映立檔單位的歷史面貌.同時,由于每個機構(gòu)都承擔(dān)某些方面的職能和任務(wù),按機構(gòu)分類在一定程度上集中反映了某一方面工作內(nèi)容的文件,便于按照一定的專題查找和利用檔案.特別是對于現(xiàn)行機關(guān),在文件由各機構(gòu)分工整理(即原來推行的文書處理部門立卷)的情況下,每個機構(gòu)向檔案館移交的歸檔文件,就自然構(gòu)成一類,使全宗內(nèi)分類體系的設(shè)計大大簡化.
1,采用機構(gòu)分類,一般來說,有一個機構(gòu)就設(shè)置一個,機構(gòu)名稱就是類名.采用機構(gòu)分類法,原則上以哪個機構(gòu)名義發(fā)文的文件就歸入哪個機構(gòu)的類中.有些文件是由幾個機構(gòu)共同處理的,如何歸類須視其具體情況而定,如:①有主辦者的一般歸入主辦機構(gòu);②以機關(guān)名義發(fā)出的文件,則歸入有關(guān)機構(gòu)類中;③業(yè)務(wù)部門起草,以機關(guān)辦公室名義發(fā)出的,如果內(nèi)容屬該部門職責(zé)或業(yè)務(wù),則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草發(fā)文的機構(gòu)內(nèi).
2,機關(guān)單位內(nèi)設(shè)置的臨時機構(gòu),應(yīng)和其他機構(gòu)一樣設(shè)類,形成的歸檔文件歸入該類保存.有時臨時機構(gòu)與該立檔單位某一內(nèi)部機構(gòu)合并辦公,并以該機構(gòu)為常設(shè)機構(gòu),那么形成的文件應(yīng)歸入內(nèi)部機構(gòu)類中;如果臨時機構(gòu)涉及兩個以上的內(nèi)部機構(gòu),則應(yīng)根據(jù)其主要職能以及形成的文件內(nèi)容,數(shù)量多少等,由這些機構(gòu)協(xié)商后確定分類方法.
3,各職能機構(gòu)下又設(shè)機構(gòu)的,一般應(yīng)選擇職能機構(gòu)進行分類;業(yè)務(wù)獨立性強,職能重要的,也可選擇職能機構(gòu)的下設(shè)機構(gòu)進行分類.
類目分類法,是根據(jù)各業(yè)務(wù)主管機構(gòu)產(chǎn)生的不同類別,不同項目的歸檔文件的分類,它主要針對教學(xué),科研,基建,設(shè)備,產(chǎn)品,出版,外事,財會類檔案.
模式:年度——類目——保管期限
示例:a,2003年,教學(xué)類研究生教育中的學(xué)位,永,長,短
b,2003年,基建類第18項工程,永,長,短
即先將歸檔文件按年度分類,每個年度下按類目(即類別或項目)分類,再在類別或項目下面按保管期限分類.
第二步 裝訂
歸檔文件材料修整完畢,需要用符合檔案保護要求的裝訂材料重新加以裝訂,以防文件丟失,便于歸檔后保管和利用.
1,裝訂前,對破損的文件進行修復(fù)以延長其壽命.修復(fù)主要針對一些有孔洞,殘缺或折疊處已被磨損的文件,進行修補和托裱.
2,復(fù)制字跡模糊或易退變的文件.目前,一般采用復(fù)印的方式進行復(fù)制.比如傳真件字跡耐久性差,須復(fù)制后才能歸檔.復(fù)印時,墨粉濃度不宜太大,顏色不宜太深,并且采用單面復(fù)印.
3,對某些特殊超大的紙張(報表,基建圖紙等)需要加以折疊,折疊的操作要求比較簡單,但要注意盡量減少折疊次數(shù),同時折痕處應(yīng)盡量位于文件,圖表字跡之外.取齊右邊和下沿.此外,文件頁數(shù)較多時,宜單張折疊,以方便歸檔后的查閱利用.凡8K紙張的統(tǒng)計報表,新生錄取審批表等,可以不折疊,裝訂后直接裝盒.
4,去除易銹蝕的金屬物.如訂書釘,曲別針等.但對于15年以內(nèi)的短期文件可以不拆釘.
5,裝訂時,正本在前,定稿在后,來文與復(fù)文作為一件時,復(fù)文在前,來文在后,再將"件"內(nèi)各頁按一定的方式對齊,便于日后翻閱利用.一般來說,采用左上角裝訂的,應(yīng)將左,上側(cè)對齊;采用左側(cè)裝訂的,應(yīng)將左,下側(cè)對齊;采用線裝的,對齊右邊和下沿.
為了盡量降低成本,簡便裝訂方式,全省推薦使用精制塑料螺釘裝訂.紅色裝訂保存的檔案,黃色裝訂長期保存的檔案,綠色裝訂短期保存的檔案.從材質(zhì)的和經(jīng)濟角度考慮,對較厚的文檔可采用線裝法(三孔一線).另外,5頁以內(nèi)的文件可采用膠水粘貼.
第三步 排列
歸檔文件的排列是指在分類方案的一級類目內(nèi),根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程.《規(guī)則》中規(guī)定:"在分類方案的一級類目內(nèi),按事由結(jié)合時間,重要程度等排列.會議文件,統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列".這里的"一級類目",是指分類時所確定的類目體系中設(shè)在的一級類目,例如按照"年度——機構(gòu)——保管期限"分類,"機構(gòu)"即為一級類目.而按"年度——類目——保管期限"分類,"類目"則為一級類目.
事由(即問題)可根據(jù)范圍的大小來確定.具體方法有:
(一) 同一事由內(nèi)的歸檔文件排列.即一個作者,一個問題(即同一事由)的文件,就按時間先后順序排.例如財務(wù)管理工作文件,工會工作文件等.
(二) 不同事由的歸檔文件排列.
1,按不同事由形成時間的先后順序排列,所謂事由的形成時間即事由的辦結(jié)時間.這種方法只要求將不同事由的文件,按其辦結(jié)時間的先后順序排列,而不考慮其他因素.這種方法比較簡單,更適用于實行"隨辦隨歸"的機關(guān).一個作者,幾個問題的文件,就先按問題后按時間排列.
2,按事由的重要程度排列,將主要職能或重要活動形成的文件排在前面,其他工作形成的文件材料排在后面,或?qū)⒕C合性工作排在前面,具體業(yè)務(wù)工作排在后面.例如會議文件可將會議通知,開幕詞,閉幕詞,工作報告,代表提案,大會決定等重要文件排在前面,其它文件排在后面.又如綜合性文件可將計劃,總結(jié),規(guī)章,領(lǐng)導(dǎo)講話等排在前面,其他材料排在后面.
3,按事由具有的共同屬性分別集中排列
(1) 一個事由,幾個作者,先按作者,再按時間排列.例如人事工作文件,可以將機構(gòu)設(shè)置,人員編制,干部任免,調(diào)配,職稱評定,勞資,出國審查等問題所屬的不同小事由形成的文件分別集中到一起.
(2) 一個事由,幾個單位,可先按單位,再按時間排列.例如基層上報的工作總結(jié),統(tǒng)計,年報和名冊等.
(3) 非訴訟案件材料,按決定(或批復(fù))——報告——調(diào)查旁證——個人交待材料等順序排.
對具有保存價值,且又沒有及時歸檔的零散文件,應(yīng)排列在相應(yīng)類別歸檔文件的后或與相關(guān)的某份歸檔文件裝成一件,并在歸檔文件目錄備注欄中加以說明.
第四步 編號
歸檔文件編號,是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識為符號,并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明.編號是編目工作的起點和基礎(chǔ),其目的是反映分類,排列這些系統(tǒng)化工作的成果.通過編號,使歸檔文件在全宗中的位置得以確定,并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用時實體存取提供了條件.
(一) 歸檔章的項目
歸檔章式樣(應(yīng)為六個空格,下圖為示例):
全宗號
年度
室編件號
歸檔機構(gòu)
保管期限
館編件號
全宗號:是檔案館為具有法人資格的立檔單位編制的代碼.
目前我校檔案共劃分為五個全宗,代碼分別為:長沙交通學(xué)院1號,長沙電力學(xué)院2號,湖南輕工業(yè)高等?？茖W(xué)校3號,湖南省水利水電學(xué)校4號,長沙理工大學(xué)5號.
年度:是指歸檔文件的形成年度,即形成和處理歸檔文件
的年度.以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年,如2003年,不能簡化寫成"03",而應(yīng)寫成"2003".
3,保管期限:是指機關(guān)文書,業(yè)務(wù)部門或檔案部門在整理歸檔文件時,按照《檔案保管期限表》給歸檔文件劃定保管期限.歸檔文件保管期限為,長期,短期.可簡稱為"永","長","短",也可用"Y","C","D"填寫.
4,件號:即歸檔文件的排列順序號.它是歸檔文件在分類方案中一級類目的排列順序號.它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識.件號分為室編件號和館編件號兩種.
我校室編件號有兩種方式:
一是按機構(gòu)分類法進行分類的(黨群,行政等類),即采用"年度——機構(gòu)——保管期限"進行分類的,室編件號應(yīng)在同一年度,同一機構(gòu),同一保管期限內(nèi)從"1"開始編一個流水號.例如:組織部2003年形成的,長期,短期3個保管期限的歸檔文件,編號后形成3個流水號,即的從"1"開始編一個流水件號,長期的從"1"開始編一個流水件號,短期的也從"1"開始編一個流水件號.當(dāng)然,也有同一機構(gòu)內(nèi)產(chǎn)生的材料劃分為不同類別的,則先按類別分類,再按機構(gòu),保管期限排列.例如:黨政辦公室產(chǎn)生的材料,應(yīng)先按黨群,行政分類,再按機構(gòu),保管期限排列.
二是按分類方案的某一級類目進行分類歸檔的(教學(xué),科研,基建,設(shè)備,產(chǎn)品,出版,外事,財會等類),即采用"年度——類目——保管期限"分類的,室編件號應(yīng)在一級類目內(nèi),按同一年度,同一機構(gòu),同一保管期限內(nèi)從"1"開始編一個流水號.例如:①教學(xué)和科研類(其中綜合類除外)在三級類目內(nèi)編制件號;②其余各類(包括所有綜合類)均在二級類目內(nèi)編制件號;③財會類例外,先按歸檔機構(gòu)排列,然后在二級類目內(nèi)先按,長期,短期排列后再編制一個流水件號.例:教務(wù)處2003年教學(xué)計劃,學(xué)籍變更材料等,分別劃在2個三級類目中,應(yīng)在這2個類目中按其保管期限的劃分,編制或長期件號,均從"1"開始編流水件號.
5,歸檔機構(gòu):即檔案形成部門.
6,館編件號:由檔案館根據(jù)進館檔案的類別和保管期限編制.
(二) 蓋歸檔章的要求
1,蓋歸檔章的位置.一律加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置,如果領(lǐng)導(dǎo)批示或收文公章等占用上述位置,可將歸檔章蓋在其他空白位置,但以上端為宜.以籃黑色印泥為宜.
2,填寫歸檔章項目應(yīng)使用符合檔案保護要求的字跡材料,如碳素墨水等.檔案材料一律杜絕使用圓珠筆,鉛筆,紅色或純蘭色筆.
3,改進蓋歸檔章的方法.搞好兩個結(jié)合:一是與機關(guān)內(nèi)外收發(fā)文程序結(jié)合,在收文尚未流轉(zhuǎn),辦理前,就由收發(fā)部門在文件的首頁上加蓋空白歸檔章,可以有效地避免領(lǐng)導(dǎo)批示等占用蓋章位置.二是與推行文書處理部門歸檔制度結(jié)合,給每一個部門分別配置一套歸檔章,每形成一份文件,就由這些部門的兼職檔案人員加蓋空白
文書檔案是指反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。在企業(yè)一般也可以把經(jīng)營管理和生產(chǎn)管理工作形成的文件材料列入文書檔案的范圍。目前，文書檔案的整理有兩種方法，即按“卷”整理或按“件”整理。
按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個步驟：
（1）分類。分類方法有多種，常用是年度分類法和問題分類法。年度分類法就是按照文件內(nèi)容針對的時間把屬于不同年度的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀(jì)錄的主要內(nèi)容對檔案分門別類。在企業(yè)檔案工作中我們可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作等四類。我們認(rèn)為文書檔案運用年度――問題分類法來分類是比較符合實際需要的；
（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的基本環(huán)節(jié)，其實質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書處理部門通過平時歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關(guān)卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎(chǔ)。在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對已歸檔文件進行后的調(diào)整，然后進行具體的系統(tǒng)整理組合。對歸檔文件檢察調(diào)整的內(nèi)容包括：應(yīng)歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本年度、本部門的立卷歸檔范圍；每個卷夾內(nèi)的文件是否保持了文件之間的有機聯(lián)系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內(nèi)文件的保存價值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內(nèi)文件數(shù)量是否適當(dāng)；
（3）卷內(nèi)文件材料排列（按文件形成的時間先后或重要程序排列）；
（4）根據(jù)排列結(jié)果，對卷內(nèi)文件材料有圖文的頁面逐頁編號；
（5）編制卷內(nèi)目錄（樣式附后）和備考表；
（6）按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內(nèi)；
（7）擬寫案卷標(biāo)題，填寫案卷封面。案卷標(biāo)題即案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內(nèi)文件材料的高度概括。擬寫案卷標(biāo)題內(nèi)容概括確切，文字上要簡練通順，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過50字為宜。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成；
（8）案卷排列與編號。案卷排列要保持案卷之間的有機聯(lián)系和條理性，一般可按先，長期，短期來進行排列，然后按排列順序每年編一個流水號；
（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、年度、頁數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。
按“件”整理要以計算機管理為前提條件，主要步驟有:
（1）對歸檔文件逐件裝訂固定；
（2）對歸檔文件以“件”為單位進行年度――保管期限分類（不確定期限的，只按年度――問題分類即可）；
（3）對分類后的歸檔文件按時間、重要程度排列，其中對成套性文件材料相對集中；
（4）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號章”（樣式附后），并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容；
（5）編制歸檔文件目錄（樣式附后）；
（6）將歸檔文件按連續(xù)件號順序裝入無酸紙檔案盒
關(guān)于訂購檔案盒的一些解釋。
1 問； 檔案盒國標(biāo)規(guī)格是多大的呢，特殊檔案盒是否可以根據(jù)我們的規(guī)格定做呢。
答；檔案盒國標(biāo)規(guī)格為310*220mm/（長*寬），背脊有2cm/3cm/4cm/5cm/6cm。特殊規(guī)格檔案盒我們是可以根據(jù)客戶要求來訂做。
2 問；檔案盒封面是否可以根據(jù)我們的要求來設(shè)計/印刷制作嗎。
答；檔案盒封面我們是可以根據(jù)客戶要求來進行，設(shè)計/及印刷制作。另檔案盒封面我們還可以單色及多色印刷
3 問； 什么樣的檔案盒是無酸紙檔案盒呢。
答； 無酸紙檔案盒是采用國家檔案局推廣使用的無酸檔案專用紙制作，PH值都在0.8和0.7之間符合國家標(biāo)準(zhǔn)。使檔案在保存中不變質(zhì)、不褐色，具有防蟲、防霉等特點。
4 問； 如果我訂購一批檔案盒多長時間能到貨呢。
相信檔案盒作為一種辦公室常見的辦公用品，我們大家應(yīng)該都非常熟悉了。它有幾種樣式無酸紙樣式、牛皮紙樣式和塑料樣式，但其實除了這幾種還有一些其他的樣式，但是在我們生活中并不是很常見，那你知道市面上的檔案盒材質(zhì)怎么選擇嗎?下面一起來看看吧。
若要美觀，一般多采用 PVC塑料制作的樣式，因為 PVC塑料樣式更美觀，顏色也更多樣，只是價格相對較貴些，其優(yōu)點是美觀，防潮;缺點是保存時間長，容易老化。
檔案盒
檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。
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