檔案借閱制度
一,本校各業務部門人員,因工作需要,可查閱與本部門工作有關的檔案:其它部門需要查閱檔案的,經校領導批準后,方可查閱;
二,外單位人員查閱檔案,須持縣,團級以上單位介紹信,經分管領導批準后,方可查閱;
三,查閱檔案一律在閱檔室,事先填寫查(借)閱檔案登記冊;外單位借閱檔案,必須持有借閱單位的公函,經學校分管領導批準,并辦理借閱手續后,方可借出,借閱時間不超過一周,確因需要,必須延期的,需辦理續借手續;
四,查閱檔案單位和個人,不得拆散,抽取,涂改,勾畫和改變檔案原貌,對丟失和損壞者要追究責任;
五,閱檔時,應保持安靜,自覺遵守查閱秩序,嚴禁吸煙,確保;
六,因工作需要調離本單位的人員,如有在本校檔案室借閱檔案的,必須辦理歸還手續后,方可辦理調動手續.
一,歸檔文件在進行整理時,首先必須明確幾種情況
下列文件或文本在實體裝訂時,可作為一件:
①正本與定稿作為一件;②法律法規等重要文件的歷次修改稿(包括定稿)可合為一件;③正文與補充說明正文的文字,圖表,數據等附件,原則上為一件(附件頁數多,也可各為一件);④具有保存價值的文件處理單應與正文作為一件;⑤原件與復印件或手抄件,應作為一件;⑥轉發文件與被轉發文件,應作為一件;⑦報表,名冊,圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(本)作為一件;⑧請示與批復,報告與批示,問函與復函等來往文書,原則上作為一件.如果報請性文件歸檔整理后才收到回復性文件,也可各為一件,并在"歸檔文件目錄"的備注欄中加以說明.
以"件"為保管單位的各文種和稿本的排列順序為:
①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,復制件在后;④轉發文在前,被轉發文在后;⑤回復性文件在前,報請性文件在后;⑥結論性材料在前,依據性材料在后;⑦漢文本在前,少數民族文本在后;⑧不同文字的文本,無特殊規定的,中文本在前,外文本在后;⑨文件處理單放在文件前面.
3,文件有多個時間特征
一份文件往往有多個時間特征,包括成文日期,簽發日期,批準日期,會議通過日期,公布日期,發文和收文日期等等.分年度時,一般來說就以文件簽發日期(或落款日期)為準,據以判定文件所屬年度.取消原有的按針對年度歸類的做法,對于計劃,規劃,總結,預決算,統計報表以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件,統一規定按文件簽發日期(或落款日期)判定文件所屬年度.
4,跨年度形成的文件
機關單位的某些具體職能活動,如召開會議,處理案件等,跨年度形成的文件,統一在辦結年度歸檔,分類時也都歸入辦結年度.如:①跨年度的會議文件材料,統一歸在閉幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,統一歸在結案年;③跨年度的請示與批復,統一歸在批復年,原已分開歸檔的,應在各自歸檔文件目錄備注欄內加以說明;④回顧紀念性文件,歸入定稿或發表年;⑤法規性文件,歸入公布的年度;⑥跨年度的計劃歸開始年;⑦跨年度的總結歸后一年,等等.
5,幾份文件作為一件時,"件"的日期
按照規定,正本與定稿,原件與復制件,來文與復文等也可作為一件,這時判定"件"的日期,應以裝訂時排在前面的文件的日期為準.具體地說,①正本與定稿為一件,以正本為準;②正文與附件為一件,以正文為準;③轉發文與被轉發文為一件,以轉發文為準;④來文與復文為一件,以復文為準;⑤多份文件(如組織關系,工資關系,行政介紹信,學籍材料等)作為一件的,可標起止時間.
6,無落日期的文件要標注日期
此類情況見于內部文件(也叫白頭文件),需要分析文件內容,制成材料,格式,字體以及各種標識,通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期,并據此按年度合理歸類.
7,專門年度的分類方法
如果立檔單位相當一部分工作是按照專門年度進行的,如教學等,采用年度分類法時,對這部分工作中形成的文件,就按照專門年度進行分類.如:2002-2003學年的計劃歸入起始年;2002-2003學年的教學工作總結歸入辦結年.
8,臨時機構(如"三講辦","普查辦"等),存在時間不長(即兩年以內),文件材料又比較少,工作雖然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作結束年度歸檔,如果每年文件數量較多,亦可分散在各個年度內歸檔.
9,保管期限的劃分
原則上參照國家教委1994年施行的《高等學校檔案盒實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》,制定出本單位檔案保管期限表.
,凡是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的,對本機關國家建設和歷史研究有長遠(即50年以上)利用價值的定為保管.它主要包括:
(1) 本機關制定的屬于政策規定性的文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的文件材料;重要的請示,報告,總結,綜合統計報表;機構演變,機關領導人任免等文件材料.
(2) 同本機關產生的重要文件有密切聯系的上級和下級機關的重要文件,上級針對本機關所作的決定,批復,報告和調查研究材料.
(3) 本機關批轉下級報送的重要的具有特殊意義的文件材料.
長期,凡是反映本機關的一般工作活動,在較長時間內(即15—50年左右)對本機關工作有查考利用價值的文件,定為長期保管,它主要包括:
(1) 本機關一般工作問題文件材料;一般會議的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介紹信,工資關系等).
(2) 直屬上級機關下發的屬于機關主管業務或非直屬上級機關頒發的針對本機關主管業務,并需要貫徹實行的一般性文件材料.
(3) 下級機關報送的年度工作總結,報告和統計報表等文件材料.
短期,凡是在較短時間內(如15年以內)對本機關有參考利用價值的文件材料列為短期保管.它主要包括:
(1) 本機關一般事務性的文件材料.
(2) 上級機關和同級機關頒發的非主管機關業務但需要參照執行的文件材料.
(3) 下級機關報送的一般性的文件材料.
10,根據本單位的保管期限表,對當年文件材料進行分類時應注意以下幾點:
(1) 原則上不要將不同保管期限的文件混在一起.
(2) 應從一個問題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限,不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限.
(3) 一個問題的文件,有保管期限不完全相同的情況,為了保持問題的完整性,可本著就高不就低的原則.
(4) 本機關轉發上級的業務文件,沒有提出具體意見的打印件作短期.
檔案的保管是一個重要過程，紙質檔案雖然容易損壞但也有它自身的應用價值，所以也一直被人們使用。但由于紙質檔案的特殊性，如果保管的方法不檔很容易使檔案文件受潮受損，而且對于保管也十分復雜，所以需要具有相關知識的人員專門對紙質檔案進行歸類和保管。
我們先來看看哪些因素會影響紙質檔案的存放，需要我們注意哪些事項。強光直身容易使紙變黃變硬甚至破碎，環境不通風會使空氣的潮濕度過大，容易使檔案受潮，這樣紙張上的文字就會模糊，甚至發霉。紙質檔案也不能保存在高濕的環境中，因為溫度過高會使紙中的分子活躍，使紙質檔案的壽命變短，而且溫度過高會對一些生物的繁衍提供環境，對檔案的造成威脅。
空氣中的灰塵也會對檔案紙造成破壞，灰法吸附到紙張上，時間長了文字的辨識度降低，如果空氣中存在腐蝕性的氣體時，還會對對紙張的保存造成威脅。
企業在選購檔案盒的時候都很關心塑料檔案盒和紙質檔案盒的區別，經常來電咨詢塑料檔案盒和紙質檔案盒哪種比較好？價格怎樣？今日文具這次來為大家解答一下塑料檔案盒和紙質檔案盒哪種比較好？
檔案盒一般規格大小為31*22cm(封面）但是由于檔案盒的脊背不同，一般檔案盒的脊背從2cm到6cm不等，（特殊規格的也可訂做）單位名稱以及LOGO都需要特殊設計和制作。檔案盒應用，主要有以下七大類：文書檔案盒，科技檔案盒，人事檔案盒，會計檔案盒，照片檔案盒，光盤檔案盒，實物檔案盒。牛皮紙檔案盒是檔案裝訂管理中常用的檔案盒類型。
牛皮紙檔案盒分為：無酸紙檔案盒和進口紙檔案盒，無酸紙檔案盒是國家檔案局推廣使用的檔案盒類型，由于其不含酸性，對檔案有防蟲，防霉的特性，同時對檔案的長期保持是比較好的，常用的無酸紙檔案盒為680克制作的比較多；進口牛皮紙檔案盒，采用的是進口牛皮紙，由于進口紙采用的純木漿制作，進口紙檔案盒的紙質更加堅挺、而且有良好的韌性，同時對檔案保存也是比較好的。