立卷歸檔制度
一,學(xué)校形成了各種門類,各種載體的檔案資料按照《檔案法》有關(guān)規(guī)定及時(shí)歸檔,集中管理,便于利用;
二,學(xué)校全部檔案應(yīng)視為一個(gè)整體,按規(guī)定編制本校統(tǒng)一立卷歸檔方案,形成全校檔案資料立卷歸檔體系;
三,學(xué)校各處室兼管檔案人員負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查本處室應(yīng)歸檔材料的收集和整理工作,確保學(xué)校檔案材料,完整,準(zhǔn)確,系統(tǒng),并及時(shí)向檔案室辦理交接手續(xù);
四,檔案員負(fù)責(zé)全校綜合性檔案資料的歸檔工作,同時(shí)對(duì)各處室形成的業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo),監(jiān)督和檢查,保證學(xué)校檔案資料的系統(tǒng)性和完整性;
五,檔案員及各處室兼管檔案人員在平時(shí)做好收集工作基礎(chǔ)上,及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行整理,立卷,按年度或常年分類,組卷,登記編號(hào),編制目錄及建立相應(yīng)檢索工具;
六,每年暑假前,完成上一年度的資料收集工作,八月底完成全部立卷工作.
一,歸檔文件在進(jìn)行整理時(shí),首先必須明確幾種情況
下列文件或文本在實(shí)體裝訂時(shí),可作為一件:
①正本與定稿作為一件;②法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿(包括定稿)可合為一件;③正文與補(bǔ)充說明正文的文字,圖表,數(shù)據(jù)等附件,原則上為一件(附件頁(yè)數(shù)多,也可各為一件);④具有保存價(jià)值的文件處理單應(yīng)與正文作為一件;⑤原件與復(fù)印件或手抄件,應(yīng)作為一件;⑥轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件,應(yīng)作為一件;⑦報(bào)表,名冊(cè),圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(cè)(本)作為一件;⑧請(qǐng)示與批復(fù),報(bào)告與批示,問函與復(fù)函等來往文書,原則上作為一件.如果報(bào)請(qǐng)性文件歸檔整理后才收到回復(fù)性文件,也可各為一件,并在"歸檔文件目錄"的備注欄中加以說明.
以"件"為保管單位的各文種和稿本的排列順序?yàn)?
①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,復(fù)制件在后;④轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;⑤回復(fù)性文件在前,報(bào)請(qǐng)性文件在后;⑥結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后;⑦漢文本在前,少數(shù)民族文本在后;⑧不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后;⑨文件處理單放在文件前面.
3,文件有多個(gè)時(shí)間特征
一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準(zhǔn)日期,會(huì)議通過日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等.分年度時(shí),一般來說就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準(zhǔn),據(jù)以判定文件所屬年度.取消原有的按針對(duì)年度歸類的做法,對(duì)于計(jì)劃,規(guī)劃,總結(jié),預(yù)決算,統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度.
4,跨年度形成的文件
機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動(dòng),如召開會(huì)議,處理案件等,跨年度形成的文件,統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔,分類時(shí)也都?xì)w入辦結(jié)年度.如:①跨年度的會(huì)議文件材料,統(tǒng)一歸在閉幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,統(tǒng)一歸在結(jié)案年;③跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),統(tǒng)一歸在批復(fù)年,原已分開歸檔的,應(yīng)在各自歸檔文件目錄備注欄內(nèi)加以說明;④回顧紀(jì)念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;⑤法規(guī)性文件,歸入公布的年度;⑥跨年度的計(jì)劃歸開始年;⑦跨年度的總結(jié)歸后一年,等等.
5,幾份文件作為一件時(shí),"件"的日期
按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復(fù)制件,來文與復(fù)文等也可作為一件,這時(shí)判定"件"的日期,應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn).具體地說,①正本與定稿為一件,以正本為準(zhǔn);②正文與附件為一件,以正文為準(zhǔn);③轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn);④來文與復(fù)文為一件,以復(fù)文為準(zhǔn);⑤多份文件(如組織關(guān)系,工資關(guān)系,行政介紹信,學(xué)籍材料等)作為一件的,可標(biāo)起止時(shí)間.
6,無落日期的文件要標(biāo)注日期
此類情況見于內(nèi)部文件(也叫白頭文件),需要分析文件內(nèi)容,制成材料,格式,字體以及各種標(biāo)識(shí),通過對(duì)照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期,并據(jù)此按年度合理歸類.
7,專門年度的分類方法
如果立檔單位相當(dāng)一部分工作是按照專門年度進(jìn)行的,如教學(xué)等,采用年度分類法時(shí),對(duì)這部分工作中形成的文件,就按照專門年度進(jìn)行分類.如:2002-2003學(xué)年的計(jì)劃歸入起始年;2002-2003學(xué)年的教學(xué)工作總結(jié)歸入辦結(jié)年.
8,臨時(shí)機(jī)構(gòu)(如"三講辦","普查辦"等),存在時(shí)間不長(zhǎng)(即兩年以內(nèi)),文件材料又比較少,工作雖然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作結(jié)束年度歸檔,如果每年文件數(shù)量較多,亦可分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔.
9,保管期限的劃分
原則上參照國(guó)家教委1994年施行的《高等學(xué)校檔案盒實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》,制定出本單位檔案保管期限表.
,凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本機(jī)關(guān)國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)(即50年以上)利用價(jià)值的定為保管.它主要包括:
(1) 本機(jī)關(guān)制定的屬于政策規(guī)定性的文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會(huì)議的文件材料;重要的請(qǐng)示,報(bào)告,總結(jié),綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表;機(jī)構(gòu)演變,機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免等文件材料.
(2) 同本機(jī)關(guān)產(chǎn)生的重要文件有密切聯(lián)系的上級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)的重要文件,上級(jí)針對(duì)本機(jī)關(guān)所作的決定,批復(fù),報(bào)告和調(diào)查研究材料.
(3) 本機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)下級(jí)報(bào)送的重要的具有特殊意義的文件材料.
長(zhǎng)期,凡是反映本機(jī)關(guān)的一般工作活動(dòng),在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)(即15—50年左右)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件,定為長(zhǎng)期保管,它主要包括:
(1) 本機(jī)關(guān)一般工作問題文件材料;一般會(huì)議的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介紹信,工資關(guān)系等).
(2) 直屬上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的屬于機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)或非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對(duì)本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù),并需要貫徹實(shí)行的一般性文件材料.
(3) 下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度工作總結(jié),報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料.
短期,凡是在較短時(shí)間內(nèi)(如15年以內(nèi))對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料列為短期保管.它主要包括:
(1) 本機(jī)關(guān)一般事務(wù)性的文件材料.
(2) 上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)但需要參照?qǐng)?zhí)行的文件材料.
(3) 下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的一般性的文件材料.
10,根據(jù)本單位的保管期限表,對(duì)當(dāng)年文件材料進(jìn)行分類時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn):
(1) 原則上不要將不同保管期限的文件混在一起.
(2) 應(yīng)從一個(gè)問題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限,不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限.
(3) 一個(gè)問題的文件,有保管期限不完全相同的情況,為了保持問題的完整性,可本著就高不就低的原則.
(4) 本機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)的業(yè)務(wù)文件,沒有提出具體意見的打印件作短期.
文書檔案是指反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。在企業(yè)一般也可以把經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)管理工作形成的文件材料列入文書檔案的范圍。目前，文書檔案的整理有兩種方法，即按“卷”整理或按“件”整理。
按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個(gè)步驟：
（1）分類。分類方法有多種，常用是年度分類法和問題分類法。年度分類法就是按照文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間把屬于不同年度的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀(jì)錄的主要內(nèi)容對(duì)檔案分門別類。在企業(yè)檔案工作中我們可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作等四類。我們認(rèn)為文書檔案運(yùn)用年度――問題分類法來分類是比較符合實(shí)際需要的；
（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的基本環(huán)節(jié)，其實(shí)質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書處理部門通過平時(shí)歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關(guān)卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎(chǔ)。在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對(duì)已歸檔文件進(jìn)行后的調(diào)整，然后進(jìn)行具體的系統(tǒng)整理組合。對(duì)歸檔文件檢察調(diào)整的內(nèi)容包括：應(yīng)歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本年度、本部門的立卷歸檔范圍；每個(gè)卷夾內(nèi)的文件是否保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內(nèi)文件的保存價(jià)值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內(nèi)文件數(shù)量是否適當(dāng)；
（3）卷內(nèi)文件材料排列（按文件形成的時(shí)間先后或重要程序排列）；
（4）根據(jù)排列結(jié)果，對(duì)卷內(nèi)文件材料有圖文的頁(yè)面逐頁(yè)編號(hào)；
（5）編制卷內(nèi)目錄（樣式附后）和備考表；
（6）按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內(nèi)；
（7）擬寫案卷標(biāo)題，填寫案卷封面。案卷標(biāo)題即案卷題名，是案卷的名稱，是對(duì)卷內(nèi)文件材料的高度概括。擬寫案卷標(biāo)題內(nèi)容概括確切，文字上要簡(jiǎn)練通順，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過50字為宜。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成；
（8）案卷排列與編號(hào)。案卷排列要保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，一般可按先，長(zhǎng)期，短期來進(jìn)行排列，然后按排列順序每年編一個(gè)流水號(hào)；
（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。
按“件”整理要以計(jì)算機(jī)管理為前提條件，主要步驟有:
（1）對(duì)歸檔文件逐件裝訂固定；
（2）對(duì)歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行年度――保管期限分類（不確定期限的，只按年度――問題分類即可）；
（3）對(duì)分類后的歸檔文件按時(shí)間、重要程度排列，其中對(duì)成套性文件材料相對(duì)集中；
（4）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號(hào)章”（樣式附后），并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容；
（5）編制歸檔文件目錄（樣式附后）；
（6）將歸檔文件按連續(xù)件號(hào)順序裝入無酸紙檔案盒
在用的檔案盒一般都是使用無酸紙加工制作的，替換了傳統(tǒng)的紙板盒及牛皮紙盒，無酸紙檔案盒在保管存放上有著優(yōu)勢(shì)，它可以使檔案文件長(zhǎng)期保存也不會(huì)變質(zhì)、褪色，可以起到防霉防蟲的效果，所以可以對(duì)盒子里面的文件起到保護(hù)作用，使文件不易受到破壞，目前各地都在逐步使用該檔案盒，常用的為680克制作的比較多，可以制成不同類型的檔案盒，分別對(duì)不同的文件進(jìn)行歸檔保管，使用效果較好。