大型會議活動策劃方案中需要包括詳細的分工以及需要完成的時間，具體注意事項如下：
1、會議活動策劃方案應講求實效、突出特色的原則；
2、活動要提前籌備和確定；
3、會務準備是列出屋子清單，同事派專人落實和保管，避免遺忘或者遺失；
隨著會展產業的發展，現如今越來越多的會務服務公司漸漸成立，知名的會務服務公司如上海惠生會務服務公司等。會務服務越來越成為會展行業的一個重要組成部分。我們只有僅僅抓住這個部分，做好會務服務的每個細節，嚴格高標準要求自己，提升專業水平，才能打造出高品質的會務服務！
各種視聽器材
現代科技的發展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結論或建議打印出來，這時就需要準備一臺小型的影印機或打印機。
資料、樣品
如果會議屬于業務匯報或者產品介紹，那么有關的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結合樣品一一介紹它的特點和優點，那么給大家留下的印象就會深刻得多。