遇有特殊情況本人不能來院，但患者曾在我院有過就診病歷記錄，持相關單位注明所辦具體事項的介紹信原件，且符合下列條件方可辦理：
一、患者本人身故的，代辦家屬應持公安、民政或醫(yī)療機構等部門出具的患者死亡證明書、代辦家屬與患者的親屬關系證明、代辦家屬身份證明;
二、患者本人因重病臥床、行動不便等原因無法來院的，代辦家屬應當持有居委會、村委會、社區(qū)醫(yī)院或其他相關機構出具的患者重病臥床、行動不便等情況證明(或在上述介紹信中予以說明)，以及患者本人同意家屬代開診斷證明的授權委托書、代辦家屬身份證明方可辦理;確因身體原因患者本人無法書寫授權委托書的，應當提交代辦家屬與患者的親屬關系證明;
三、公、檢、法等機關因為辦案需要，需要我院出具患者診斷證明書的，辦案人員應當持本單位介紹信及工作證件，醫(yī)生可以根據(jù)患者以前在我院的就診病歷記錄開具;街道、民政等部門工作人員為政府照料的無家屬孤寡老人代開診斷證明書的，經(jīng)辦人員應持本單位介紹信及工作證件，醫(yī)生可以根據(jù)患者以前在我院的就診病歷記錄開具。
醫(yī)療記錄中包含的信息允許醫(yī)療保健提供者確定患者的病史并提供知情護理。 醫(yī)療記錄作為中央存儲庫，用于規(guī)劃患者護理和記錄患者與醫(yī)療保健提供者和為患者護理做出貢獻的專業(yè)人員之間的溝通。 醫(yī)療記錄越來越多的目的是確保記錄符合機構、專業(yè)或政府法規(guī)。
住院的傳統(tǒng)醫(yī)療記錄可以包括入院記錄、服務記錄、進展記錄（SOAP 記錄）、術前記錄、手術記錄、術后記錄、手術記錄、分娩記錄、產(chǎn)后記錄和出院記錄。
個人健康記錄將上述許多特征與便攜性相結合，從而允許患者在提供者和醫(yī)療保健系統(tǒng)之間共享醫(yī)療記錄。
還可以研究電子病歷以量化疾病負擔——例如耐藥性導致的死亡人數(shù)——或幫助確定疾病的原因、因素和促成因素，尤其是與全基因組關聯(lián)研究相結合時。 出于此類目的，電子病歷可能會以匿名或假名形式提供，以確保維護患者的隱私。
入院記錄的要求及內(nèi)容。
（一）患者一般情況內(nèi)容包括姓名，性別，年齡，民族，婚姻狀況，出生地，職業(yè)，入院日起，記錄日期，病史陳述者。
（二）主訴是指促使患者就診的主要癥狀或體征及持續(xù)時間。
（三）現(xiàn)病史是指本次疾病的發(fā)生，演變，診療等方面的詳細情況，應當按時間順序書寫。內(nèi)容包括發(fā)病情況，主要癥狀特點及其發(fā)展變化情況，伴隨癥狀，發(fā)病后診療經(jīng)過及結果，睡眠，飲食等一般情況的變化，以及與鑒別診斷有關的陽性或陰性資料等。與本次疾病雖無緊密關系，但仍需的其他疾病情況，可在現(xiàn)病史后另起一段予以記錄。
（四）既往史是指患者過去的健康和疾病情況。內(nèi)容包括既往一般健康情況，疾病史，傳染史，預防接種史，手術外傷史，輸血史，過敏史等。
（五）個人史，婚姻史，女性患者的月經(jīng)史，家族史，生育史。
（六）體格檢查應按系統(tǒng)循序進行書寫。內(nèi)容包括體溫，脈搏，呼吸，血壓，一般情況，皮膚、粘膜，全身淺表淋巴結，頭部及其器官，頸部，胸部（胸廓、肺部、心臟、血管），腹部（干、皮等），直腸、肛門，外生殖器、脊柱，四肢，神經(jīng)系統(tǒng)等。
（七）專科情況應當根據(jù)?？菩枰涗泴？铺厥馇闆r。
（八）輔助檢查指入院前所做得與本次疾病相關的主要檢查及其結果。應當寫明檢查日期，如需在其它醫(yī)療機構所作檢查，應當寫明該機構名稱。
（九）初步診斷是指經(jīng)醫(yī)師根據(jù)患者入院時情況，綜合分析所作出的診斷。如初步診斷為多項時，應當主次分明。
（十）書寫入院記錄的醫(yī)師簽名。
1、門診病歷封面內(nèi)容要逐項認真填寫。病人的姓名、性別、年齡、工作單位或住址、門診號、公（自）費由掛號室填寫。X片號、心電圖及其他特殊檢查號、過敏情況、住院號等項由醫(yī)師填寫。
2、初診病人病歷中應含“五有一簽名”（主訴、病史、體檢、初步診斷、處理意見和醫(yī)師簽名）。其中：①病史應包括現(xiàn)病史、既往史、以及與疾病有關的個人史，婚姻、月經(jīng)、生育史，家族史等。②體檢應記錄主要陽性體和有鑒別診斷意義的陰性體征。③初步確定的或可能性的疾病診斷名稱分行列出，盡量避免用“待查”、“待診”等字樣。④處理意見應分行列舉所用及特種方法，進一步檢查的項目，生活注意事項，休息方法及期限；必要時記錄預約門診日期及隨訪要求等。
3、復診病人應重點記述前次就診后各項診療結果和病情演變情況；體檢時可有所側重，對上次的陽性發(fā)現(xiàn)應重復檢查，并注意新發(fā)現(xiàn)的體征；補充必要的輔助檢查及特殊檢查。三次不能確診的患者，接診醫(yī)師應請上級醫(yī)師診視。與上次不同的疾病，一律按初診病人書寫門診病歷。
4、每次就診均應填寫就診日期，急診病員應加填具體時間。
5、請求其他科會診時，應將請求會診目的、要求及本科初步意見在病歷上填清楚，并由本院高年資醫(yī)師簽名。
6、被邀請的會診醫(yī)師（本院高年資醫(yī)師）應在請示會診病歷上填寫檢查所見、診斷和處理意見。
7、門診病人需要住院檢查和時，由醫(yī)師填寫住院證。
8、門診醫(yī)師對轉診的病員應負責填寫病歷摘要。
9、法定傳染病應注明疫情報告情況。