人類擁有璀璨的文化典籍，其中檔案文獻浩瀚瑰麗。自進入文明時期以來的幾千年中，由于社會生活日新月異，檔案內容日益豐富，檔案的形態和名稱也不斷地發展變化。考察檔案形態、種類的演變，對于研究人類歷史，了解檔案的產生和發展規律，以及檔案的性質和特點等具有重要的學術價值。
全宗號：全宗號欄內按同級檔案館給定的全宗號填寫，暫未給定的可先空置。
年度：年度欄內填寫盒內文件的歸檔年度。（詳見解讀歸檔文件整理規則“編號”）
機構（問題）：機構（問題）欄填寫分類方案中相應機構（問題）的類目名，機構（問題）欄也可以填寫機構（問題）代碼。不按機構（問題）分類的單位，盒脊上可以不印制機構（問題）項。（詳見解讀歸檔文件整理規則“編號”）
文書檔案盒的特點：由于紙張的不同，制作文書檔案盒廠家的紙張有無酸紙和牛皮紙，無酸紙紙張不含酸性，適合長期保存，不變質不褪色，防酸防腐蝕，有著一定的環保效果；牛皮紙硬度較強，攜帶方便，保存時間來說也是比較長的，不過隨著檔案行業的發展，越來越多的人開始使用無酸紙來進行制作。