銀行保函是一種幫助企業(yè)或者個人提供的一種擔保行為。申請保函的人可以以此來增加自己的信用。保函在社會中和市場中也是得到認可的，無論企業(yè)還是個人如果可以獲得銀行的保函，對于企業(yè)的發(fā)展壯大是非常有益的。
保函，又稱保證書，是指銀行、保險公司、擔保公司或擔保人應(yīng)申請人的請求，向受益人開立的一種書面信用擔保憑證，保證在申請人未能按雙方協(xié)議履行其責(zé)任或義務(wù)時，由擔保人代其履行一定金額、一定時限范圍內(nèi)的某種支付或經(jīng)濟賠償責(zé)任?，F(xiàn)階段常用的保函為：投標保函、履約保函、支付保函、預(yù)付款保函。
把保函與跟單信用證相比，當事人的權(quán)利和義務(wù)基本相同，所不同的是跟單信用證要求受益人提交的單據(jù)是包括運輸單據(jù)在內(nèi)的商業(yè)單據(jù)，而保函要求的單據(jù)實際上是受益人出具的關(guān)于委托人違約的聲明或證明。這一區(qū)別，使兩者適用范圍有了很大的不同，保函可適用于各種經(jīng)濟交易中，為契約的一方向另一方提供擔保。另外，如果委托人沒有違約，保函的擔保人就不必為承擔賠償責(zé)任而付款。而信用證的開證行則必須先行付款。
一般情況下，辦理銀行保函有以下步驟:
一、經(jīng)辦人應(yīng)與業(yè)務(wù)部門加強溝通，隨時掌握企業(yè)投標、中標、合同談判、簽約及合同執(zhí)行每一個環(huán)節(jié)的情況，熟悉標書及合同中有關(guān)銀行保函的條款，弄清銀行保函的具體要求，必備的擔保內(nèi)容及保函開具及送達后，受理人或受益人應(yīng)確認的文件。
二、選擇保函的開具銀行。 經(jīng)辦人要按標書或合同中規(guī)定的要求在招標人(業(yè)主)可接受的當?shù)劂y行或者選擇在我國的銀行抑或其他國際性銀行開具保函。選擇保函的開具銀行時，要符合標書或合同中規(guī)定的銀行信譽、支付方式的要求。
如果合同中規(guī)定業(yè)主可用兩種貨幣向承包人結(jié)算。那么，在選擇擔保行時，承包人應(yīng)注意所選的擔保行是否可用二種相應(yīng)的貨幣開具保函。另外，經(jīng)辦人還應(yīng)與所選定的擔保行商定保函手續(xù)費的取費標準、付款方式、保函所需押金(付款準備金)的存入、抵押形式及數(shù)量、幣種。
三、正式書面委托銀行開具保函時，經(jīng)辦人須送上有關(guān)標書或合同文件，并存入必要數(shù)量的保證金或辦理好有關(guān)抵押手續(xù)，由擔保行根據(jù)標書或合同中有關(guān)條款正式開具保函。
四、開具保函后，投標人或承包人應(yīng)及時向招標人、業(yè)主送達或通過當?shù)劂y行代交保函。 保函的遞交方式，主要有招標人或承包人親自遞交、郵寄、銀行傳遞等。有的合同規(guī)定，招標人或業(yè)主為保護自身利益，只接受當?shù)劂y行開出的保函。
如果委托人與當?shù)劂y行沒有業(yè)務(wù)往來關(guān)系，又無資金存入當?shù)劂y行時，則可以先在我國或第三國的銀行開具保函到當?shù)劂y行，再由當?shù)劂y行向招標人或業(yè)主簽發(fā)保函。應(yīng)注意的是，不管用何種方式遞交銀行保函，都應(yīng)該要求招標人或業(yè)主等在收到保函后，出具收到保函的證明文件。
五、在保函有效期內(nèi)，經(jīng)辦人要密切與擔保銀行的聯(lián)系，隨時向擔保銀行提供足以證明合同義務(wù)履行的文件、資料，要求逐步減少擔保金額或注銷擔保金額。
如有的合同是一次性履行合同義務(wù)，當一次性的合同義務(wù)履行完畢后，經(jīng)辦人應(yīng)盡快將有關(guān)文件送給擔保銀行，并聲明拒絕招標人的任何索賠，必要時還可要求擔保銀行通知招標人或業(yè)主。
如有的合同是多次履行合同義務(wù)的，則每履行完其中一項義務(wù)后，經(jīng)辦人就應(yīng)當向銀行提供一次文件(提單、發(fā)票、完工證書、驗收證明等)，并要求遞減擔保金額，以拒絕招標人對這一項義務(wù)的索賠。企業(yè)的業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門應(yīng)密切配合共同完成這項工作，以防止或減少對外經(jīng)濟合同中產(chǎn)生的不必要糾紛和不應(yīng)當承擔的賠償。