各項目具體填寫要求如下：
（1）全宗號：全宗號欄內按同級檔案館給定的全宗號填寫，暫未給定的可先空置。
（2）年度：年度欄內填寫盒內文件的歸檔年度。（詳見解讀歸檔文件整理規則“編號”）
（3）保管期限：保管期限欄填寫盒內文件所屬保管期限，一般以漢字全稱表示，如“”“30年”“10年”。
（4）機構（問題）：機構（問題）欄填寫分類方案中相應機構（問題）的類目名，機構（問題）欄也可以填寫機構（問題）代碼。不按機構（問題）分類的單位，盒脊上可以不印制機構（問題）項。（詳見解讀歸檔文件整理規則“編號”）
（5）起止件號：起止件號欄填寫盒內排列前和排列后的歸檔文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格。檢索時在歸檔章上其他項目的配合下，通過將件號與檔案盒脊上的起止件號相對應，即可確定該份歸檔文件所屬的檔案盒。
（6）盒號：盒號是指檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。盒號一般按照檔案盒上架排列后的順序流水編制，可以每年一斷號，也可以4位數為限幾年一段號。為方便平時管理，在移交進館前，可以先用黑色鉛筆編寫盒號，在進館時再按進館要求進行修改。
需要說明的是，《規則》中的檔案盒作為檔案裝具，編制盒號是為了排架需要和管理方便，與盒內歸檔文件沒有邏輯關系。
檔案盒的制成材料
從檔案保護的目的出發，檔案盒應采用無酸紙制作，以避免長期保存時檔案盒紙板中的酸性物質影響盒內文件壽命。各級檔案行政管理部門應從本地實際情況出發，積極推廣無酸紙的應用，以杜絕檔案盒制作材料方面存在的隱患。
優質的檔案盒是對檔案的一種保護，檔案盒通常是由紙板和牛皮紙裱糊制作的，基本都用無酸紙制作，檔案盒封面應標明全宗名稱。
檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20 mm、30mm、40mm、50mm等，特殊規格的也可訂做。（下圖A=20mm、B=30mm、C=50mm）
哈爾濱拓源檔案用品有限公司,是專門生產各類檔案包裝用品的專營企業,本公司是一家集研制、開發、生產、銷售于一體的大型印刷企業，公司擁有先進的生產設備、堅強的技術后盾、高素質的員工隊伍、完善的質量管理體系及售后服務體系,主要生產卷皮、卷盒、檔案袋、人事檔案夾科技文書檔案盒、會計檔案（憑證）盒，會計憑證封皮，干部人事檔案夾（封皮），檔案目錄夾，文件匯編盒（夾），城建檔案盒、國土房產檔案盒，水利水電檔案盒，公安法院檔案盒，銀行保險檔案盒、光盤照片檔案冊，印章檔案盒，公證檔案盒，教師學生檔案盒，企業公司檔案盒，，職工檔案盒（袋），鐵路航空檔案盒審計檔案盒，工商稅務檔案盒、海關海事檔案盒，石油檔案盒，電信電力檔案盒，圖紙盒（袋）等紙塑制品。