常見的檔案盒有 2 種材質:塑料檔案盒,牛皮紙檔案盒;
常用的檔案盒規格有:35mm,55cm,75mm(厚度)。
檔案盒既是歸檔文件的裝具,也是固化盒內歸檔文件位序的載體。制作良好、封面和盒脊項目編制規范的檔案盒,不但能很好地起到保護盒內文件的作用,也為檢索、利用的順利進行提供了保證。
優質的檔案盒是對檔案的一種保護,檔案盒通常是由紙板和牛皮紙裱糊制作的,基本都用無酸紙制作,檔案盒封面應標明全宗名稱。
檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬),盒脊厚度可以根據需要設置為20 mm、30mm、40mm、50mm等,特殊規格的也可訂做。(下圖A=20mm、B=30mm、C=50mm)
檔案盒使用原則
將歸檔文件按順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構(問題)、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。
1、不同形成年度的歸檔文件不能放入同一檔案盒;
2、不同保管期限的歸檔文件不能放入同一檔案盒;
3、放入同一檔案盒的歸檔文件應按照檔號先后進行排序,小號在前,大號在后;
4、檔案盒盒脊和備考表的填寫應與盒內檔案的情況一致。
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