檔案盒按照擺放方式的不同,可以分為豎式和橫式兩種。之所以設計橫式檔案盒,是為了增加盒內文件與檔案盒的接觸面,避免文件豎置時“頭重腳輕”而發生彎曲折損。從長遠考慮,檔案盒橫放更有利于檔案的保護。
現有的檔案柜(架)大都未給此種擺放方式留下足夠的空間,因此選用橫式檔案盒時應同時考慮檔案柜(架)的狀況。機關單位在選用檔案盒時,兩種格式的檔案盒只能選用一種,以簡便管理、保證檔案盒上架后整齊、美觀。
無酸紙是什么?
就是不含活性酸的紙。
紙張中的酸性成分有什么作用?
主要是紙張的含酸量是其使用壽命的指標。
它可以用0(酸性,表示紙張的使用壽命非常短)到14.0(堿性,表示紙張的使用壽命很長)之間的pH值來測量。
時期內的檔案盒比較不規范,制作工藝也不精湛,通常采用紙板和牛皮紙裱糊制作,只是為了方便檔案管理。這個時期的檔案盒存在很多問題,不僅體量笨重,管理也不完善,難以很好的進行檔案管理。
檔案盒使用原則
將歸檔文件按順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構(問題)、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。
1、不同形成年度的歸檔文件不能放入同一檔案盒;
2、不同保管期限的歸檔文件不能放入同一檔案盒;
3、放入同一檔案盒的歸檔文件應按照檔號先后進行排序,小號在前,大號在后;
4、檔案盒盒脊和備考表的填寫應與盒內檔案的情況一致。