檔案盒按照擺放方式的不同，可以分為豎式和橫式兩種。之所以設計橫式檔案盒，是為了增加盒內(nèi)文件與檔案盒的接觸面，避免文件豎置時“頭重腳輕”而發(fā)生彎曲折損。從長遠考慮，檔案盒橫放更有利于檔案的保護。
各項目具體填寫要求如下：
（1）全宗號：全宗號欄內(nèi)按同級檔案館給定的全宗號填寫，暫未給定的可先空置。
（2）年度：年度欄內(nèi)填寫盒內(nèi)文件的歸檔年度。（詳見解讀歸檔文件整理規(guī)則“編號”）
（3）保管期限：保管期限欄填寫盒內(nèi)文件所屬保管期限，一般以漢字全稱表示，如“”“30年”“10年”。
（4）機構（問題）：機構（問題）欄填寫分類方案中相應機構（問題）的類目名，機構（問題）欄也可以填寫機構（問題）代碼。不按機構（問題）分類的單位，盒脊上可以不印制機構（問題）項。（詳見解讀歸檔文件整理規(guī)則“編號”）
（5）起止件號：起止件號欄填寫盒內(nèi)排列前和排列后的歸檔文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格。檢索時在歸檔章上其他項目的配合下，通過將件號與檔案盒脊上的起止件號相對應，即可確定該份歸檔文件所屬的檔案盒。
（6）盒號：盒號是指檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。盒號一般按照檔案盒上架排列后的順序流水編制，可以每年一斷號，也可以4位數(shù)為限幾年一段號。為方便平時管理，在移交進館前，可以先用黑色鉛筆編寫盒號，在進館時再按進館要求進行修改。
需要說明的是，《規(guī)則》中的檔案盒作為檔案裝具，編制盒號是為了排架需要和管理方便，與盒內(nèi)歸檔文件沒有邏輯關系。
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