檔案盒按照擺放方式的不同，可以分為豎式和橫式兩種。之所以設計橫式檔案盒，是為了增加盒內文件與檔案盒的接觸面，避免文件豎置時“頭重腳輕”而發生彎曲折損。從長遠考慮，檔案盒橫放更有利于檔案的保護。
實踐中存在將盒號功能擴大化的傾向：
一是在歸檔章上增加盒號項目或將盒號標注于歸檔文件首頁，將盒號作為歸檔文件與檔案盒之間關聯關系的紐帶；
二是在電子文件整理中，為實現與紙質文件材料形式上一致，存在把盒作為整理單位，將電子文件以盒為單位進行整理的現象，這兩種做法與盒號承載的功能都是相悖的。
實際上，在歸檔文件的件號已經與盒脊起止件號建立關聯關系的情況下，沒有必要再通過盒號，在歸檔文件與檔案盒之間建立第二套關聯關系。否則既成倍增加了工作量，有可能出現兩套關聯關系指向不一的情況，增加管理的復雜性。
檔案盒盒脊可以根據機關單位的實際需要，與歸檔章項目相協調，編制其他項目。增減項目的工作應在同級檔案行政管理部門的指導下進行。機關檔案部門可對欄目位置及尺寸進行一定的調整，以規范、美觀為原則。
檔案盒使用原則
將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。
1、不同形成年度的歸檔文件不能放入同一檔案盒；
2、不同保管期限的歸檔文件不能放入同一檔案盒；
3、放入同一檔案盒的歸檔文件應按照檔號先后進行排序，小號在前，大號在后；
4、檔案盒盒脊和備考表的填寫應與盒內檔案的情況一致。
具有大容量、美觀實用的特點，非常適合日常辦公使用。不僅具備文管功能，還可以開發票，讓您的文件管理更加便捷和。