辦理投標(biāo)保函的流程相對(duì)嚴(yán)謹(jǐn)，但每一步都至關(guān)重要。以下是具體的辦理步驟：
1、準(zhǔn)備資料：
招標(biāo)文件資料：包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件等。
基礎(chǔ)交易合同資料及履約記錄：提供公司對(duì)同類項(xiàng)目的履約記錄，以證明公司的履約能力和信譽(yù)。
常規(guī)授信資料：如營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證書、稅務(wù)登記證、財(cái)務(wù)報(bào)表、公司決議等，這些資料是銀行評(píng)估申請(qǐng)人資質(zhì)的重要依據(jù)。
保函格式：通常招標(biāo)文件中會(huì)提供要求的保函格式文本，申請(qǐng)人需按照要求填寫。
2、填寫申請(qǐng)：
申請(qǐng)人需填寫《保函申請(qǐng)書》，并附上上述所有準(zhǔn)備好的資料。
3、銀行審查：
銀行將對(duì)申請(qǐng)人的申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審查，包括資質(zhì)、信用狀況、履約能力等。
4、簽訂協(xié)議：
審查通過后，銀行與申請(qǐng)人簽訂協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。申請(qǐng)人需按照協(xié)議要求提供相應(yīng)的擔(dān)保措施。
5、開立保函：
銀行根據(jù)協(xié)議內(nèi)容，為申請(qǐng)人開立投標(biāo)保函。保函的有效期一般不超過六個(gè)月，從開出之日起生效。
6、提交保函：
申請(qǐng)人將開立好的投標(biāo)保函隨同投標(biāo)文件一并提交給招標(biāo)人。
預(yù)付款保函在國際承包業(yè)務(wù)中使用時(shí)，是由承包人通過銀行向業(yè)主提供。保證書規(guī)定，如申請(qǐng)人不履行他與受益人訂立的合同的義務(wù)，不將受益人預(yù)付、支付的款項(xiàng)退還或還款給受益人，則由銀行向受益人退還該款項(xiàng)。
預(yù)付款保函除在國際工程承包項(xiàng)目中使用外，也適用于貨物進(jìn)出口、勞務(wù)合作和技術(shù)貿(mào)易等業(yè)務(wù)。例如，在成套設(shè)備及大型交通工具的合同中，通常采用帶有預(yù)付性質(zhì)的分期付款或延期付款支付部分價(jià)款。在這種交易中，進(jìn)口人在簽訂合同后，向出口人開立履約保證書，由銀行保證進(jìn)口人按合同規(guī)定按期支付價(jià)款，同時(shí)，出口人也向?qū)Ψ介_立還款保證書。如出口人不能按期交貨，銀行保證及時(shí)償還進(jìn)口人已付款項(xiàng)的本金及所產(chǎn)生的利息。
預(yù)付款保函的有效期：
從理論上講，保函的目的是為了防止賣方不按合同規(guī)定交貨而買方損失預(yù)付款，當(dāng)賣方履行了交貨義務(wù)后，保函的作用也就完成了。所以絕大部分保函的有效期從開立日始到裝船日但不超過合同遲裝船期，原則上說是對(duì)的。
保函實(shí)際失效時(shí)間先于賣方履行交貨義務(wù)的后期限。對(duì)失效地點(diǎn)在中國的保函，當(dāng)保函失效時(shí)，由于時(shí)差關(guān)系，對(duì)于美國賣方而言，還有十幾小時(shí)才到遲裝船期。
買方無時(shí)間辦理索償手續(xù)。對(duì)失效地點(diǎn)在賣方所在地的保函，當(dāng)買方獲知賣方未能在遲裝船期內(nèi)履行交貨義務(wù)，此時(shí)保函時(shí)效也已到，由于地理位置的差異，買方已沒有時(shí)間辦理有關(guān)索償手續(xù)。所以我們應(yīng)要求保函有效期至合同遲裝船期后幾個(gè)工作日較妥。我們之所以強(qiáng)調(diào)是“工作日”主要考慮遇到節(jié)假日的情況。
履約保函：
由擔(dān)保人為施工方(申請(qǐng)人)向業(yè)主(受益人)提供的，保證施工方履行工程建設(shè)合同責(zé)任和義務(wù)，承包商不履行合同的，業(yè)主可要求保證人在保函金額內(nèi)承擔(dān)保證責(zé)任。保證人在承擔(dān)保證責(zé)任后，可依法向承包商追償。履約保函也可以適用于分包合同、材料設(shè)備供貨合同的履行。