一般而言，找到合適的會議策劃承辦商后，并不意味著作為會議執(zhí)行者的您沒有什么可以做的，要想使會議能順利進(jìn)行，還需要主辦方對許多細(xì)節(jié)工作進(jìn)行深入的把握：

1、會議開始前，全局性的整體規(guī)劃還是必須由您來做，制定會議進(jìn)程“時(shí)間表”；

2、一般情況下，會議將于何時(shí)何地召開，何時(shí)召開，以及會議在何處召開，并確認(rèn)每個(gè)單位的代表。如果會議形式比較嚴(yán)肅，除了電話聯(lián)系外，還需要以書面文件或通知單、邀請函的形式與各單位聯(lián)系，并得到明確答復(fù)(如書面文件或通知單、邀請函需要特殊制作，還必須與印刷商協(xié)商處理)。?

3、取得會議承辦方出具的可提供服務(wù)項(xiàng)目表，并根據(jù)需要與會議承辦方簽訂有關(guān)協(xié)議、合同，以法律手段保護(hù)其合法權(quán)益。

4、你必須自行擬定會議日程、會議演講稿及相關(guān)報(bào)告內(nèi)容，如會議內(nèi)容并非內(nèi)部機(jī)密，亦可向會議承辦方提出申請，請其協(xié)助擬定。

5、在有會議承辦方協(xié)助聯(lián)系酒店、機(jī)場、餐館、廣告公司、印刷商、車隊(duì)等單位時(shí)，根據(jù)“日程安排”及時(shí)進(jìn)行查詢，落實(shí)計(jì)劃進(jìn)度。

6、在會議開始時(shí)，要認(rèn)真登記，做好協(xié)調(diào)工作，分發(fā)材料，同時(shí)可以結(jié)識新朋友，加深與老朋友的關(guān)系。會議代表如需交納會務(wù)費(fèi)，則須另負(fù)責(zé)收取。在會議結(jié)束后，將會議承辦方的準(zhǔn)確人數(shù)、房間數(shù)及時(shí)通知會議承辦方，并與賓館協(xié)商多出或少出房間的問題，避免賓館和您不必要的麻煩。在正式會議開始前，檢查場地布置情況(燈光、音響、場地布置、綠化和特殊設(shè)備)，確保場地整潔。與會議承辦方協(xié)商確定合理的就餐時(shí)間、叫醒時(shí)間、會議時(shí)間。

7.在會議期間做好協(xié)調(diào)工作。

8.根據(jù)公司及本次會議的總體目標(biāo)，制定財(cái)務(wù)預(yù)算，一般先預(yù)付50%的預(yù)付款，剩余的預(yù)付款在會議結(jié)束時(shí)一并支付。

9.會議結(jié)束后，根據(jù)實(shí)際情況制作本次會議的總結(jié)報(bào)告書，備案。